Memahami difusi teknologi informasi kesehatan
Penerapan teknologi informasi di bidang kesehatan dapat diibaratkan sebagai pisau bermata dua. Di satu sisi, inovasi ini dapat meningkatkan efisiensi, tetapi di sisi lain dapat menyebabkan pemborosan, memperburuk kinerja organisasi bahkan kegagalan.
Teori mengenai difusi inovasi pertama kali dicetuskan oleh Everett Rogers melaluipublikasinya pada tahun 1960 dengan mendefinisikan sebagai proses dimana inovasi dikomunikasikan melalui saluran tertentu pada kurun waktu tertentu kepada anggota sistem sosial. Sedangkan inovasi diartikan sebagai “ide, praktek atau obyek yang dianggap baru oleh individu, kelompok atau bahkan organisasi”. Proses individu mengadopsi inovasi secara bertahap meliputi fase pengetahuan, persuasi, keputusan, implementasi dan konfirmasi. Pengenalan obat baru juga mengikuti fase tersebut. Dokter akan menggunakan obat baru setelah menerima berbagai informasi melalui berbagai saluran komersial dan divalidasi oleh saluran profesional.
Akan tetapi, penerapan konsep inovasi dan difusi bagi adopsi teknologi informasi tidaklah sederhana. Keputusan mengadopsi teknologi informasi tidak hanya terletak pada aspek individu, tetapi juga pada tingkatan organisasional. Inovasi penggunaan surat elektronik (e-mail) lebih tergantung kepada keputusan individu bukan organisasi. Di sisi lain, dalam suatu organisasi, berbagai jenis perangkat lunak (yang baru dan lama) dapat digunakan secara bersama-sama.
Di sinilah peran jaringan sosial menentukan perilaku adopsi inovasi di sektor kesehatan. Kehadiran seorang juara (champion) juga akan menentukan proses adopsi inovasi tersebut. Champion adalah orang yang memiliki ide kreatif dan menerapkannya di organisasi. Mereka adalah orang yang membuat kontribusi terhadap proses inovasi dengan secara aktif dan bersemangat mempromosikan inovasi, membuat dukungan, mengatasi resitensi serta memastikan bahwa inovasi diterapkan.
Teori tentang perilaku organisasi juga perlu diperhatikan untuk memahami difusi teknologi informasi. Jika suatu sistem sudah diadopsi pada tingkat organisasi, apa yang harus dilakukan untuk meyakinkan pengguna potensial untuk mengadopsinya? Mekanisme penghargaan dapat mendorong tetapi juga dapat menghambat. Pengalaman menunjukkan bahwa penghargaan tidak harus terkait dengan kompensasi finansial, tetapi juga penghargaan profesional seperti proses pengembangan karir.
Faktor lain yang mempengaruhi inovasi adalah saluran komunikasi di organisasi yang memperkuat jaringan sosial. Komunikasi yang mendukung pertukaran wacana (diskusi), membawa pengetahuan dan informasi dari luar organisasi akan mempercepat proses difusi. Selain itu, faktor lain yang berpengaruh adalah proses pengambilan keputusan dan komitmen manajemen puncak. Komitmen pucuk pimpinan dapat ditunjukkan dengan pemberian kesempatan serta sumber daya. Gaya kepemimpinan juga sangat berpengaruh. Pada fase identifikasi kebutuhan gaya kepemimpinan partisipatif akan sangat mendukung. Tetapi ketika sudah fase implementasi, model kepemimpinan yang hirarkis disebut-sebut lebih menentukan tingkat keberhasilannya. Yang terakhir adalah kesiapan terhadap perubahan. Zaltman et al. mengatakan bahwa pada fase implementasi, struktur organisasi yang mendukung pengendalian serta manajemen proyek yang berhati-hari sangat mempengaruhi keberhasilan proses inovasi. Oleh karena itu, perencanaan merupakan salah satu variabel penting dalam penerapan inovasi.
Atribut organisasi merupakan prediktor penting dalam meluasnya penggunaan inovasi teknologi informasi. Akan tetapi variabel ini tidak cukup meyakinkan untuk mempengaruhi tingkat inovasi.
Penelitian Ash menyimpulkan bahwa kesadaran terhadap komunikasi yang akurat dan tepat waktu, mekanisme reward yang menerapkan prinsip ekspektansi, pengambilan keputusan yang bersifat partisipatif, serta keberadaan champiorn sangat diperlukan untuk menjamin bahwa inovasi teknologi informasi berhasil didifusikan. Selain itu, aspek organisasi juga perlu diperhatikan tidak hanya teknologi saja.
Referensi
Rogers EM. Diffusion of Innovations, 3rd ed. New York: Free Press, 1983;5.
Ash, J. Organizational factors that influence information technology diffusion in academic health science centers. J Am Med Inform Assoc. 1997;4:102–111.
Kategori: informatika kedokteran
sistem informasi, sosioteknis | Comments (5)Menulis rencana bisnis sistem informasi rumah saki…
Pengembangan sistem informasi rumah merupakan pekerjaan melelahkan, membutuhkan investasi finansial yang tidak sedikit serta komitmen pimpinan rumah sakit dalam jangka waktu yang lama. Oleh karena itu, rumah sakit harus memiliki rencana bisnis yang matang yang menggambarkan secara jelas tujuan pengembangan sistem, disertai dengan gambaran aktivitas yang rinci serta sumber daya yang diperlukan serta peneguhan komitmen dari seluruh anggota organisasi. Adanya bisnis plan SIRS juga akan membantu proses klarifikasi prioritas kebutuhan, identifikasi jenis sistem yang dibutuhkan serta membantu direktur dan wali amanah di rumah sakit menerjemahkan visi-misi rumah sakit ke dalam strategi sistem informasi. Pada umumnya kerangka rencana bisnis SIRS akan meliputi 1)ringkasan eksekutif, 2) pendahuluan, 3)assessmen lingkungan, 4)rencana operasional dan implementasi dan 5)rencana keuangan dan jadwal.
Pendahuluan
Seiring dengan pertumbuhan organisasi, dorongan untuk meningkatkan efisien serta efektivitas pelayanan maupun manajerial, rumah sakit mulai melirik sistem informasi untuk menjawab tantangan tersebut. Sebagai manajer rumah sakit, tantangan tersebut harus dijawab dengan menulis rencana bisnis sistem informasi rumah sakit (SIRS). Mengapa? Alasannya sederhana: pengembangan sistem informasi rumah sakit merupakan pekerjaan berinvestasi tinggi, kompleks serta memerlukan komitmen pimpinan rumah sakit dalam jangka panjang. Adanya rencana bisnis sistem informasi rumah sakit akan membantu menerjemahkan visi organisais rumah sakit dan menurunkan risiko kegagalan perencanan maupun implementasinya.
Kemampuan menulis rencana bisnis sistem informasi rumah sakit merupakan salah satu kompentesi penting manajer rumah sakit.Rencana bisnis SIRS relatif berbeda dengan rencana bisnis lain karena lebih fokus ke arah internal. Ketika menulis rencana bisnis rumah sakit, seorang manajer akan berupaya melihat secara rinci dan mendalam proses bisnis/transaksi di masing-masing bagian serta bagaimana sistem di bagian tersebut berinteraksi dengan bagian lainnya di rumah sakit. Sebagai contoh, dokumen rencana bisnis rumah sakit akan menggambarkan secara rinci proses pendaftaran pasien untuk kunjungan rawat jalan, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan data demografis, klinis hingga keuangan. Di sisi lain, sistem tersebut juga harus memiliki interface agar dapat berhubungan secara mulus dengan subsistem laboratorium, apotek maupun modul-modul lain di rumah sakit.
Sebelum menulis rencana bisnis SIRS, seorang manajer harus memahami terlebih dahulu rencana stratejik rumah sakit. Tidak hanya memahaminya, tetapi juga sepakat dengan misi organisasi, rencana finansial dan produksi jangka panjang, rencana teknologi maupun visi keseluruhan organisasi. Sehingga rencana bisnis SIRS akan memiliki keselarasan (alignment) dengan rencana stratejik organisasi secara menyeluruh. Hal ini merupakan kunci utamanya.
Menulis rencana bisnis SIRS akan membantu kita dalam menjelaskan tujuan, kebutuhan pioritas, identifikasi spesifikasi sistem yang diinginkan serta “menjual” ide kepada pimpinan maupun pemilik rumah sakit.
Kerangka rencana bisnis sistem informasi rumah sakit
Menurut Johnson, kerangka rencana bisnis SIRS semestinya mengikuti pola sebagai berikut:
1. Ringkasan eksekutif. Ini adalah layaknya etalase toko untuk menjual visi dan ide Anda. Tekankan manfaat SIRS dari sisi produktivitas, efisiensi serta mutu pelayanan rumah sakit. Dalam bagian ini, beberapa sub topik berikut akan sangat membantu:
· Tujuan. Ini merupakan jawaban dari “mengapa kita harus mengembangkan SIRS?”Berilah jawaban secara jelas, ringkas serta tidak bertele-tele.
· Sasaran dan strategi.Tuliskanlah secara spesifik apa yang disebut sebagai sasaran. Sebagai contoh, daripada menulis “peningkatan mutu”, akan lebih baik disertai dengan ukurannya seperti; menurunkan length of stay, menurunkan complain dokter/pasien dll. Demikian juga, ungkapkan secara spesifik strategi untuk menentukan sistem yang dikehendaki, bagaimana implementasi dan penggunaannya disertai dengan alasan yang masuk akal.
· Rekomendasi. Selanjutnya, ringkaslah uraian di atas menjadi suatu rekomendasi sistem yang diharapkan : terpadu atau tidak? Terbuka atau tertutup? Menggunakan software komersial atau mengembangkan sendiri? dan lain sebagainya.
· Kesimpulan. Akhirnya, tegaskan sekali lagi uraian Anda dengan mereview masalah serta solusinya.
2. Pendahuluan. Biasanya bagian ini meliputi dua sub bagian, yaitu tujuan dan misi. Pada sub bagian tujuan, identifikasikan keseluruhan alasan untuk melakukan pengembangan SIRS. Perhatikan bahwa tujuan dan misi ini selaras dengan misi organisasi rumah sakit.
3. Assessmen lingkungan. Sebelum melangkah lebih jauh, kita harus tahu dimana kita berpijak, bekal apa yang dimiliki serta kemana akan melangkah. Oleh karena itu bagian ini akan merangkaikan assessment terhadap kondisi teknologi informasi rumah sakit saat ini serta bagaimana situasi ini dapat mewujudkan visi Anda di masa depan. Selain sistem teknologi internal, assessment ini juga harus memperhatikan sistem yang digunakan oleh para pesaing rumah sakit Anda serta dampaknya terhadap keputusan stratejik rumah sakit.
4. Rencana operasional dan implementasi. Bagian ini merupakan roh utama dokumen rencana bisnis SIRS yang menggambarkan sistem yang diinginkan serta bagaimana mendapatkannya.
· Kaji kembali tujuan pengembangan dan tetapkan periode waktu untuk menerapkannya. Buatlah dalam sasaran jangka pendek dan jangka panjang serta bagaimana melibatkan sumber daya manusia dan fasilitas rumah sakit.
· Tentukan dimana implementasi awal akan berlangsung. Rekomendasikan bagian yang akan ditentukan sebagai pilot project dan bagaimana kegiatan operasional akan terpengaruh.
· Buatlah daftar peralatan utama yang dibutuhkan seperti perangkat keras, perangkat lunak hingga ke penambahan perangkat komunikasi seperti telepon, jaringan computer, modem dan lain sebagainya.
· Buatlah gambaran bagaimana SDM rumah sakit terpengaruh pada fase implementasi awal, pertengahan maupun akhir. Selain itu, identifikasikan pula individu yang akan terlibat sebagai pemain kunci, seperti manajer instalasi, dokter, manajer pengendalian mutu, trainer, support staf dan lain-lain.
· Buatlah jadwal yang rinci mulai dari pembentukan komite seleksi sistem informasi hingga ke implementasi menyeluruh (keseluruhan proses mungkin membutuhkan waktu bertahun-tahun)
· Identifikasikan biaya keseluruhan yang terantisipasi (diluar biaya perangkat keras dan perangkat lunak). Hal ini dapat meliputi tambahan biaya dari yang sederhana (pulsa telepon, alat tulis menulis, furniture) hingga ke rekrutmen staf baru sampai ke tambahan biaya pelatihan maupun sosialisasi kepada staf rumah sakit serta pencegahan terhadap kemungkinan adanya sabotase dari staf yang resisten.
· Akhirnya, buatlah kerangka evaluasi, standar pengendalian dan guideline. Bagian ini juga perlu menjelaskan bagaimana mutu tetap terpelihara sebelum, selama dan sesudah implementasi sistem, disamping kriteria sukses pengembangan sistem informasi itu sendiri.
5. Rencana keuangan dan penjadwalan. Buatlah secara spesifik dan realistis mungkin untuk mengantisipasi anggaran SDM maupun pengeluaran lainnya. Semakin akurat membuat rencana keuangan akan semakin sedikit kemungkinan anda menderita stress dan stroke di akhir proyek.
Rencana bisnis har
us diperlakukan sebagai sebuah peta (ingat filmnya Dora…..). Tanpa peta ini, kita bisa tersesat. Organisasi yang tersesat hanya akan membuang-buang biaya. Sehingga dengan adanya peta kita dapat mencapai tujuan dengan lebih cepat dan hemat.
Sebagai penutup, menulis rencana bisnis rumah sakit bukan hal yang ringan dan Anda tidak harus melakukannya sendirian (Dora saja ditemani oleh Boots…). Anda mungkin perlu bekerjasama dengan manajer sistem informasi di rumah sakit Anda atau carilah konsultan untuk membantu. Bahkan, pihak vendor sistem informasi pun barangkali bersedia dengan senang hati untuk membantu meringkankan beban Anda dalam menulis dokumen maha dahsyat ini. Oleh karena itu tunggu apa lagi…. Selamat menulis…
(disarikan dari Simpson, RL. Why an IS business plan? Nursing Management Chicago. 1993. 24;3:26-27)
Kategori: informatika kedokteran
rumah sakit, sistem informasi | Comments (3)Tahun baru… apanya yang baru ya…
Menginjak tahun 2006… aku masih menimbang dan berpikir tentang inovasi baru apa lagi yang harus digarap. Kemarin baca tentang SatScan dan Geoda. Pusing juga… harus belajar matematik lagi. Tapi penting juga. Sempat juga browsing di amazon. Buku tentang GIS untuk public health banyak juga. Aku malah kepingin beli buku tentang how to lie with maps. Kayak How to lie with statistics aja…
Selama ini, membuat peta tematik sudah dianggap istimewa. Lihat saja, profil kesehatan di berbagai daerah, sangat sedikit yang disertai dengan peta masalah kesehatan. Tetapi, kalau browsing artikel di Int. J. of Health Geographics, baru ngerasain kalau yg aku tahu masih cethek banget…..
Ok belajar…. belajar lagi…..
Paling tidak tahun ini harus buat pengayaan lagi tentang GIS, paling tidak sampai exploratory spatial data analysis. Terus masih nerusin corat coret sana sini…… Moga-moga ada yang jadi deh tahun ini.